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Was Sie über die Aktenentsorgung wissen sollten
Akten und vertrauliche Dokumente gehören nicht in den Papiermüll. Sie enthalten personenbezogene Daten, die laut Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) besonders geschützt werden müssen. Eine unsachgemäße Entsorgung kann zu Bußgeldern und erheblichen Reputationsschäden führen.
Bei KOPP Umwelt erfolgt die Aktenvernichtung durch zertifizierte Verfahren nach DIN 66399 – mit abschließender Vernichtungsbestätigung auf Wunsch. Egal ob wenige Ordner oder ganze Archivräume: Wir bieten die passende Lösung.
Was zählt zu Akten und vertraulichen Unterlagen?
- Personalakten – Arbeitsverträge, Lohnabrechnungen, Krankmeldungen
- Geschäftsunterlagen – Rechnungen, Verträge, Angebote, Korrespondenz
- Steuerunterlagen – Steuerbescheide, Buchhaltungsbelege, Jahresabschlüsse
- Patientenakten – Befunde, Arztberichte, Rezepte (besonders schützenswert)
- Technische Unterlagen – Konstruktionszeichnungen, Baupläne, Spezifikationen
- Private Dokumente – Kontoauszüge, Versicherungsunterlagen, Ausweiskopien
Nach der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist (für Unternehmen meist 6–10 Jahre) müssen diese Dokumente datenschutzkonform vernichtet werden – nicht einfach weggeworfen.
Was darf in den Container für Aktenvernichtung – und was nicht?
Die sichere Aktenvernichtung erfordert sortenreines Papier. Digitale Datenträger und Fremdstoffe können die Vernichtungsanlage beschädigen und gefährden die Datensicherheit.
- Aktenordner (Inhalt ohne Metallmechanik)
- Loseblattsammlungen & Ausdrucke
- Rechnungen, Verträge, Korrespondenz
- Broschüren & Prospekte
- Kassenbücher & Buchhaltungsbelege
- Konstruktionszeichnungen & Pläne
- CDs, DVDs, USB-Sticks, Festplatten
- Plastikordner mit Metallmechanik (komplett)
- Klarsichtmappen & Folienhüllen
- Verpackungskartons & Pappe
- Restabfall & Speisereste
- Verbundstoffe & Kunststofffolien
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Individuelles Angebot · DSGVO-konform · Vernichtungsnachweis auf Wunsch
Welche Containergröße für die Aktenvernichtung?
Für die sichere Aktenvernichtung bieten wir verschiedene Behälterlösungen – von abschließbaren Rollcontainern für kleinere Mengen bis hin zu Absetzcontainern für umfangreiche Archivräumungen. Welche Größe passt, hängt vom Volumen und der gewünschten Handhabung ab.
| Behälter | Maße (ca.) | Typischer Einsatz | Besonderheit |
|---|---|---|---|
| 240 l Sicherheits-Rollcontainer | H 1,01 × B 0,58 × T 0,68 m | Büro, kleine Mengen, bis ca. 50 Ordner | Passt durch Standardtür & Aufzug |
| 415 l Sicherheits-Rollcontainer | H 0,86 × B 1,08 × T 0,73 m | Mittlere Mengen, Flure, Innenhöfe | Stapelfähig & rollbar |
| 660 l Sicherheits-Rollcontainer | H 1,25 × B 1,36 × T 0,77 m | Großes Papieraufkommen, Archive | Bündelt größere Archivmengen |
| 5 m³ Absetzcontainer Archivräumung | H 0,9 × B 3,5 × T 1,9 m | Komplette Archivräumungen ab ca. 300 Ordnern | Abschließbarer Deckel, direkt befahrbar |
Alle Behälter sind abschließbar – so bleiben Ihre Unterlagen vom Einwurf bis zur Vernichtung stets gesichert. Die Lieferung und Abholung erfolgt datenschutzkonform durch unser geschultes Fachpersonal.
So funktioniert die Aktenvernichtung mit KOPP Umwelt
Von der ersten Anfrage bis zur zertifizierten Vernichtung – wir sorgen für einen sicheren, nachvollziehbaren Ablauf Ihrer Aktenentsorgung. Die Buchung erfolgt unkompliziert per E-Mail oder telefonisch. Unsere Fachberater klären alle Details mit Ihnen persönlich.
- Anfrage stellen: Kontaktieren Sie uns telefonisch unter 06124 72572-0 oder per E-Mail und teilen mit, wie viele Akten Sie entsorgen möchten – und in welcher Form (lose, Ordner, Archiv).
- Persönliche Beratung & Angebot: Wir besprechen Ihre Anforderungen und erstellen ein individuelles Angebot – auf Wunsch mit Empfehlung zur passenden Behältergröße oder Abholvariante.
- Lieferung des Behälters oder Abholung: Je nach Vereinbarung liefern wir einen abschließbaren Sicherheitsbehälter zu Ihnen oder holen Ihre Akten direkt vor Ort ab – selbstverständlich DSGVO-konform und verschlossen.
- Sichere Vernichtung nach DIN 66399: Ihre Akten werden in einer geschützten Anlage geschreddert. Der gesamte Vorgang erfüllt die Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung und der DIN 66399.
- Vernichtungsnachweis erhalten: Auf Wunsch erhalten Sie einen schriftlichen Nachweis über die fachgerechte Vernichtung Ihrer Unterlagen – als Beleg für Ihre Ablage oder gegenüber Behörden.
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Akten sicher vernichten und sinnvoll verwerten
Die professionelle Aktenvernichtung bei KOPP Umwelt erfüllt nicht nur höchste Datenschutzstandards, sondern leistet auch einen Beitrag zum Umweltschutz. Die geschredderten Akten werden anschließend als Wertstoff recycelt und in den Papierkreislauf zurückgeführt – so kombinieren wir Datensicherheit mit nachhaltiger Ressourcennutzung.
Der Weg Ihrer Akten
- Abholung in geschlossenen, gesicherten Transportfahrzeugen durch geschultes Personal
- Entleerung ausschließlich im Datenschutzraum – nur befugten Mitarbeitenden zugänglich
- Zerkleinerung in Hochleistungsschredder nach DIN 66399 (bis zu 10 Tonnen pro Tag)
- Verwirbeln und Verpressen der zerkleinerten Akten
- Rückführung als Sekundärrohstoff in die Papierindustrie
KOPP Umwelt ist zertifizierter Entsorgungsfachbetrieb (EfB) – auf Wunsch erhalten Sie eine vollständige Dokumentation und einen offiziellen Vernichtungsnachweis.
